Una empresa que envía a su plantilla a visitar clientes, a una feria o a una obra puede compensar esos gastos sin que el importe se convierta en salario. Pero solo dentro de unos límites concretos y cumpliendo unos requisitos que la Agencia Tributaria comprueba con frecuencia.
Fuera de esos límites, lo que se pagó como dieta pasa a ser rendimiento del trabajo: tributa, se le practica retención y se incorpora a la base de cotización.
El riesgo no está en pagar dietas. Está en pagarlas sin poder acreditar el desplazamiento que las justifica.
Qué se considera dieta a efectos fiscales
El régimen aplicable es el del artículo 9 del Reglamento del IRPF. Bajo ese paraguas conviven dos conceptos distintos que conviene no mezclar en la nómina.
- Gastos de manutención y estancia: comidas y alojamiento cuando el trabajador se desplaza a un municipio distinto del de su centro de trabajo habitual y del de su residencia.
- Gastos de locomoción: el desplazamiento en sí, tanto si se realiza en transporte público como en vehículo particular.
Los dos quedan exceptuados de gravamen si se respetan importes y requisitos. Los dos dejan de estarlo en cuanto falta la prueba del desplazamiento.
Y hay un tercer concepto que no entra aquí: el trayecto habitual entre el domicilio y el centro de trabajo. Compensarlo es salario, aunque domicilio y oficina estén en municipios diferentes.
Importes exentos en manutención y estancia
Las cuantías vigentes distinguen entre desplazamientos nacionales e internacionales y, dentro de cada uno, según se pernocte o no fuera del municipio habitual.
- España, sin pernocta: hasta 26,67 euros diarios.
- España, con pernocta: hasta 53,34 euros diarios.
- Extranjero, sin pernocta: hasta 48,08 euros diarios.
- Extranjero, con pernocta: hasta 91,35 euros diarios.
Los gastos de estancia siguen una lógica distinta: quedan exceptuados de gravamen por el importe que se justifique con factura, sin un tope diario general. La factura del hotel es, por tanto, imprescindible.
La exención no depende de lo que el trabajador gaste realmente en la comida. Depende de que el desplazamiento cumpla los requisitos y de que el importe abonado no supere el límite reglamentario.
Requisitos que deben cumplirse siempre
Los importes anteriores solo operan si se dan tres condiciones. Conviene revisarlas antes de configurar cualquier política interna de gastos.
- Desplazamiento real a un municipio distinto del centro de trabajo habitual y del de residencia del trabajador.
- Motivo laboral acreditable: día, lugar y razón del desplazamiento.
- Duración limitada: si el desplazamiento y la permanencia superan los nueve meses continuados, las asignaciones dejan de estar exceptuadas de gravamen.
Ese último punto suele pasar desapercibido en proyectos largos fuera de la sede, y es un ajuste habitual en comprobaciones.
Kilometraje: 0,26 euros por kilómetro
Cuando el empleado usa su propio coche, la empresa puede abonar 0,26 euros por kilómetro recorrido, más los peajes y el aparcamiento que se justifiquen. Ese importe se fijó mediante la Orden HFP/792/2023, que elevó la cuantía anterior de 0,19 euros.
La Agencia Tributaria detalla el tratamiento en su apartado sobre gastos de locomoción exceptuados de gravamen, donde se recoge tanto el importe como la exigencia de justificar la realidad del trayecto.
Si el desplazamiento se hace en transporte público, la regla cambia: queda exceptuado el importe del gasto justificado con factura o documento equivalente, sin tope por kilómetro.
Pagar 0,35 euros por kilómetro no está prohibido. Simplemente, los 0,09 euros de diferencia son salario y como tal deben tratarse.
El error del importe fijo mensual
Es frecuente encontrar nóminas con una cantidad fija mensual en concepto de kilometraje, idéntica mes a mes, sin parte de desplazamientos detrás. Es una de las prácticas con mayor riesgo de regularización.
Sin trazabilidad del recorrido, la Administración puede considerar que esa cantidad retribuye el trabajo y no compensa un gasto.
Qué ocurre con la Seguridad Social
La respuesta corta: el mismo criterio. El Reglamento General sobre Cotización remite expresamente a los límites del Reglamento del IRPF y establece que el exceso sobre esas cuantías se computa en la base de cotización.
Es decir, un pago que supera el límite exento genera doble impacto: retención de IRPF por un lado y cotización adicional por otro. La propia Seguridad Social explica esta lógica al describir la composición de la base de cotización.
Un ajuste por dietas rara vez llega solo. Cuando se regulariza el IRPF de varios ejercicios, la revisión de las bases de cotización suele venir detrás, con su recargo correspondiente.
La prueba la aporta la empresa, no el trabajador
Este es el punto que más discusiones genera en una comprobación. La carga de acreditar el desplazamiento recae sobre el pagador: es la empresa quien debe demostrar que las cantidades abonadas responden a desplazamientos efectuados en determinado día y lugar, y por motivo de la actividad laboral.
Traducido a la práctica diaria, conviene conservar de forma ordenada:
- Partes o notas de gasto firmados, con fecha, destino y motivo.
- Órdenes de trabajo, agendas de visitas o convocatorias de reunión.
- Facturas de hotel y billetes de transporte público.
- Registro de kilómetros por trayecto, con origen y destino.
- Justificantes de peaje y aparcamiento.
Todo ello debe seguir disponible mientras el ejercicio siga abierto a comprobación, no solo hasta el cierre contable del año.
Cómo se refleja en la nómina y en los modelos
Las cantidades exceptuadas de gravamen no se integran en los rendimientos íntegros del trabajo, pero sí se informan: se declaran en el resumen anual de retenciones dentro de la clave prevista para rentas exentas y dietas exceptuadas de gravamen.
El exceso, en cambio, se traslada a la clave que corresponda como retribución ordinaria. Declarar el importe completo como exento cuando se ha superado el límite es un descuadre fácil de detectar de forma automática.
La misma disciplina documental que exige el control de dietas es la que evita sustos en otras obligaciones periódicas, desde el resumen anual del IVA hasta las obligaciones que asume la empresa al contratar a su primer trabajador.
Errores frecuentes que conviene revisar
- Abonar dietas por desplazamientos dentro del mismo municipio del centro de trabajo.
- Tratar como dieta el trayecto diario entre el domicilio y la oficina.
- Aplicar el importe de pernocta sin factura de alojamiento que la respalde.
- Mantener kilometrajes fijos mensuales sin partes de desplazamiento.
- Declarar como exento el importe total cuando se han superado los límites.
- Utilizar el régimen de dietas para pagos que en realidad son gastos de representación.
Una política de gastos bien redactada vale más que cualquier corrección posterior: define qué se admite, con qué documento y con qué límite.
Para los autónomos el planteamiento es distinto, porque no hay relación laboral que active el artículo 9 y la deducibilidad depende de la afectación del gasto a la actividad. Lo explicamos en detalle al analizar qué exige Hacienda para admitir un gasto de la actividad.
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Preguntas Frecuentes sobre dietas y kilometraje
¿Qué importe de dieta puede pagar una empresa sin que tribute en el IRPF del trabajador?
La empresa puede abonar hasta 26,67 euros diarios cuando el trabajador no pernocta fuera de su municipio habitual y hasta 53,34 euros diarios cuando sí pernocta, en desplazamientos dentro de España. En desplazamientos al extranjero los límites son 48,08 y 91,35 euros diarios. El exceso sobre esos importes tributa como rendimiento del trabajo y se somete a retención.
¿Cuánto se puede abonar por kilómetro recorrido sin justificar el gasto real?
El límite exceptuado de gravamen es de 0,26 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. No es necesario acreditar el consumo real del vehículo, pero sí la realidad del desplazamiento: día, lugar y motivo laboral. Si se abona un importe superior por kilómetro, la diferencia se considera salario.
¿Qué documentación debe conservar la empresa para justificar dietas y kilometraje?
La empresa debe conservar los documentos que acrediten el día, el lugar y el motivo laboral de cada desplazamiento: partes o notas de gasto, órdenes de trabajo, agendas de visitas, facturas de hotel y billetes de transporte público, además del registro de kilómetros recorridos. La carga de la prueba recae en el pagador, no en el trabajador, y conviene mantener esa documentación mientras el ejercicio siga abierto a comprobación.
¿Las dietas cotizan a la Seguridad Social si superan los límites exentos?
Sí. La normativa de cotización remite a los mismos límites del Reglamento del IRPF, de modo que el exceso sobre los importes exceptuados de gravamen se computa en la base de cotización a la Seguridad Social. Dentro de esos límites, y cumpliendo los requisitos de desplazamiento, las dietas y los gastos de locomoción quedan fuera de la base.
¿Qué diferencia hay entre dieta, gasto de locomoción y gasto de representación?
La dieta cubre gastos de manutención y estancia cuando el trabajador se desplaza a un municipio distinto del de su centro de trabajo habitual y del de su residencia. El gasto de locomoción compensa el desplazamiento en sí, ya sea en transporte público con factura o en vehículo particular a razón de 0,26 euros por kilómetro. El gasto de representación, como las comidas con clientes o proveedores, no encaja en el régimen de dietas del artículo 9 del Reglamento del IRPF y sigue reglas distintas.
