Firmar el primer contrato de una empresa no es solo papeleo: activa a la vez tres organismos distintos. La Seguridad Social, el Servicio Público de Empleo y, desde el primer día, la normativa de prevención de riesgos. El orden importa, porque saltarse un paso puede dejar al trabajador sin cobertura o a la empresa expuesta a sanción.
Esto es lo que tiene que resolver cualquier empresa o autónomo antes de que su primer empleado empiece a trabajar.
Cuándo empiezan las obligaciones: antes de firmar nada
La idea de que las obligaciones laborales arrancan el día que el trabajador se incorpora es el error de origen más habitual. En realidad, el primer trámite —la inscripción de la empresa como empleadora— tiene que estar resuelto antes de esa fecha, no el mismo día ni después.
Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
Toda empresa que vaya a contratar por primera vez debe solicitar su inscripción ante la Tesorería General de la Seguridad Social. El trámite asigna el Código de Cuenta de Cotización (CCC), el número que identifica a la empresa como empleadora y que se necesita para dar de alta a cualquier trabajador.
La documentación varía según la forma jurídica, pero en general se necesita:
- NIF de la empresa o del empresario individual.
- Documento identificativo del titular o representante legal.
- Escritura de constitución, si se trata de una sociedad.
- Alta censal en la Agencia Tributaria (modelo 036 o 037).
Una vez asignado el CCC, la empresa gestiona altas, bajas y cotizaciones a través del Sistema RED, el canal electrónico con el que se comunica mensualmente con la Seguridad Social. En nuestra asesoría este trámite se resuelve junto con el resto del alta laboral en la misma gestión.
El contrato de trabajo: forma, contenido y comunicación
Con la empresa ya inscrita, toca formalizar el contrato de trabajo. No todas las modalidades exigen forma escrita, pero conviene tratarlo siempre como obligatorio: evita malentendidos y deja constancia de las condiciones pactadas desde el primer día.
Elementos que no pueden faltar:
- Tipo de contrato (indefinido, temporal, formativo) y jornada.
- Periodo de prueba, si se pacta, siempre por escrito.
- Retribución, funciones y centro de trabajo.
- Fecha de inicio y, si aplica, duración prevista.
Si la relación laboral supera las cuatro semanas, la empresa debe informar por escrito al trabajador sobre las condiciones esenciales del contrato de trabajo, además de comunicarlo al Servicio Público de Empleo en los diez días siguientes a su formalización.
Alta del trabajador y cotizaciones desde el primer día
Con el CCC ya asignado y el contrato firmado, se tramita el alta del trabajador en el régimen general, siempre antes de que empiece a trabajar. A partir de ahí, la empresa asume el pago mensual de las cotizaciones sociales, tanto la parte que corresponde al trabajador como la propia.
Si no hay representación legal de los trabajadores —lo habitual con un único empleado—, la empresa igualmente debe conservar y, en su caso, remitir la copia básica del contrato al Servicio Público de Empleo.
Prevención de riesgos laborales, aunque solo tengas un empleado
Esta es la obligación que más empresas pasan por alto en la primera contratación. La ley no fija un número mínimo de trabajadores para que aplique: con un único empleado, la evaluación del puesto ya es obligatoria.
La prevención de riesgos laborales en pymes contempla distintas modalidades de organización. En empresas de reducido tamaño y actividad no considerada de riesgo especial, el propio empresario puede asumir personalmente la actividad preventiva cumpliendo ciertos requisitos de formación; en el resto de casos, hace falta contratar un servicio de prevención ajeno.
Calendario laboral y otras obligaciones que se olvidan
El calendario laboral y el convenio colectivo que corresponda a la actividad aplican desde el primer contrato, no a partir de un número mínimo de empleados. Determinan jornada, festivos, pluses y condiciones que ya son de obligado cumplimiento con una sola persona en plantilla.
A esto se suma la obligación de llevar un registro diario de jornada, exigible a cualquier empresa con independencia de su tamaño, y de facilitar al trabajador la información básica sobre igualdad y canales de comunicación interna que marca la normativa vigente.
Errores más frecuentes al contratar al primer trabajador
- Empezar la inscripción de la empresa el mismo día que se quiere dar de alta al trabajador.
- Dar por hecho que la prevención de riesgos no aplica «hasta que haya más plantilla».
- No formalizar el contrato por escrito por tratarse de una relación de confianza.
- Desconocer el convenio colectivo aplicable al sector desde el primer empleado.
La mayoría de estos errores no vienen de mala fe, sino de desconocer el orden correcto de los trámites. Anticiparse una o dos semanas a la fecha de incorporación suele ser suficiente para resolverlos todos sin prisas.
Si estás valorando contratar a tu primer trabajador, en asesoría laboral en Rivas-Vaciamadrid nos encargamos de la inscripción, el contrato, el alta y la evaluación de riesgos para que la incorporación no dependa de que no se te haya pasado nada por alto. Reserva una primera reunión con tu asesor de confianza.
Preguntas Frecuentes sobre obligaciones con el primer trabajador
¿Cuánto tiempo antes de contratar hay que inscribir la empresa en la Seguridad Social?
La inscripción debe solicitarse antes de que el trabajador empiece a prestar servicios, no el mismo día. El trámite asigna el Código de Cuenta de Cotización necesario para dar de alta a cualquier empleado, así que conviene iniciarlo en cuanto tengas cerrada la fecha de incorporación.
¿Es obligatorio hacer una evaluación de riesgos si solo voy a tener un trabajador?
Sí. La obligación de evaluar los riesgos del puesto es la misma para una empresa con un trabajador que para una con cien; lo que cambia es quién puede realizarla. Con plantilla reducida y actividad no considerada de riesgo especial, el propio empresario puede asumirla cumpliendo ciertos requisitos, pero la evaluación sigue siendo obligatoria.
¿Qué pasa si doy de alta al trabajador sin haber inscrito antes la empresa?
No es posible tramitar correctamente el alta del trabajador sin el Código de Cuenta de Cotización previo, y contratar sin haberlo hecho puede derivar en sanciones de la Tesorería General de la Seguridad Social. Es el primer trámite, antes que el propio contrato.
¿El contrato de mi primer empleado tiene que constar por escrito?
No todos los contratos exigen forma escrita por ley, pero si la relación laboral supera las cuatro semanas la empresa debe informar por escrito al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato. En la práctica, para el primer empleado siempre es recomendable formalizarlo por escrito desde el principio.
¿Necesito un calendario laboral desde el primer trabajador que contrato?
Sí. El calendario laboral y el convenio colectivo de aplicación afectan a la empresa desde el primer contrato, no a partir de un número mínimo de trabajadores. Determinan jornada, festivos y condiciones que ya deben respetarse con un único empleado en plantilla.
