El salario que pactas con un empleado no es lo que te cuesta ese empleado. Es solo el punto de partida. Sobre el salario bruto se apilan las cotizaciones a cargo de la empresa, las obligaciones del convenio, la prevención de riesgos y una serie de costes indirectos que rara vez aparecen en la primera cuenta.
Para una pyme de Rivas-Vaciamadrid que se plantea incorporar personal, o que ya tiene plantilla y quiere entender su estructura de costes, la pregunta correcta no es «cuánto le pago», sino cuánto suma cada trabajador al coste total de la empresa.
Como regla práctica, el coste empresa de un trabajador con contrato indefinido se sitúa en torno a un tercio por encima de su salario bruto anual, y esa cifra sube en contratos temporales y en actividades con mayor siniestralidad.
Qué incluye el coste real de un trabajador para la empresa
Cuando en nuestra asesoría preparamos un presupuesto de plantilla, trabajamos con el concepto de coste empresa: la suma de todo lo que la compañía desembolsa por tener a esa persona contratada, no solo lo que aparece en la nómina.
Estos son los bloques que lo componen:
- Salario bruto anual, incluidas las pagas extraordinarias y los complementos fijos del convenio.
- Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa: contingencias comunes, contingencias profesionales, desempleo, FOGASA, formación profesional y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional.
- Prevención de riesgos laborales: evaluación del puesto, servicio de prevención y vigilancia de la salud.
- Formación inicial y continua exigida por el puesto o por el convenio.
- Costes indirectos: equipos, herramientas, licencias, uniformes, dietas y la propia gestión de nóminas y seguros sociales.
- Coberturas y seguros obligatorios que fije el convenio colectivo aplicable.
Si estás en la fase previa a la primera contratación, conviene repasar antes las obligaciones al contratar al primer trabajador. Aquí nos centramos en la parte económica: cuánto suma cada concepto y de qué depende.
Cotizaciones a cargo de la empresa en el Régimen General
La partida más pesada después del salario son los seguros sociales. Los tipos vigentes para el Régimen General los publica la Seguridad Social en su ficha de bases y tipos de cotización, desarrollados por la Orden PJC/297/2026.
Estos son los porcentajes que asume la empresa sobre la base de cotización del trabajador:
- Contingencias comunes: 23,60 % (el trabajador aporta un 4,70 % adicional, que se le descuenta de la nómina).
- Contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales): el tipo de la tarifa de primas según la actividad económica de la empresa, íntegramente a cargo de esta.
- Desempleo: 5,50 % en contratación indefinida y 6,70 % en contratos de duración determinada.
- FOGASA: 0,20 %.
- Formación profesional: 0,60 %.
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,75 % (del 0,90 % total, el trabajador asume el 0,15 %).
Sumando los conceptos fijos, la aportación empresarial queda en un 30,65 % para contratos indefinidos y un 31,85 % para temporales, antes de añadir las contingencias profesionales.
Bases mínimas, base máxima y otros límites que afectan al cálculo
La cotización no se calcula sobre cualquier cifra. Cada grupo de cotización tiene una base mínima mensual y todos comparten una base máxima. Desde el 1 de enero de 2026, la base máxima es de 5.101,20 euros al mes; la base mínima va desde 1.989,30 euros para el grupo 1 hasta 1.424,40 euros para los grupos 4 a 7.
Otros límites que conviene tener presentes:
- El salario mínimo interprofesional es de 1.221 euros mensuales en catorce pagas (17.094 euros anuales). Ningún salario a jornada completa puede quedar por debajo.
- Los contratos de duración determinada inferiores a 30 días llevan una cotización adicional de 33,62 euros a cargo de la empresa al finalizar.
- Las horas extraordinarias cotizan aparte, con un 23,60 % a cargo de la empresa (12 % si derivan de fuerza mayor).
- Las retribuciones que superan la base máxima quedan sujetas a una cotización adicional de solidaridad, repartida entre empresa y trabajador.
Ejemplo práctico del salario bruto al coste empresa
Veámoslo con un caso habitual en una pyme de servicios de la zona: un administrativo con contrato indefinido y 24.000 euros brutos anuales, sin bonificaciones aplicables. Tomamos como supuesto una tarifa de primas del 1,50 % por tratarse de un puesto de oficina.
- Base mensual prorrateada: 24.000 / 12 = 2.000 euros.
- Tipo empresarial total: 30,65 % de conceptos fijos + 1,50 % de contingencias profesionales = 32,15 %.
- Cuota empresa mensual: 2.000 × 32,15 % = 643 euros.
- Cuota empresa anual: 643 × 12 = 7.716 euros.
- Coste empresa anual: 24.000 + 7.716 = 31.716 euros.
Ese trabajador de 24.000 euros brutos cuesta a la empresa casi 31.800 euros al año solo en salario y seguros sociales. Con una jornada de referencia de unas 1.750 horas anuales, el coste hora ronda los 18 euros, antes de sumar prevención, formación y equipamiento.
Si el mismo puesto se cubriera con un contrato temporal, la cuota de desempleo subiría al 6,70 % y el coste anual crecería en torno a 290 euros más. Y si la actividad fuera de mayor riesgo, la tarifa de primas podría añadir varios miles de euros al año.
El convenio colectivo cambia el coste final de la plantilla
Muchos empresarios calculan el coste sobre el salario que negocian y descubren después que el convenio colectivo fija condiciones por encima. Los convenios de ámbito autonómico se publican en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid, y su aplicación es de mínimos: no se puede pactar por debajo.
Lo que el convenio puede añadir al coste de cada trabajador:
- Tablas salariales por categoría, que marcan el salario base mínimo del puesto y se revisan periódicamente.
- Complementos de antigüedad, transporte, idiomas, disponibilidad o turnicidad.
- Jornada anual, que determina el coste hora real de la plantilla.
- Seguros colectivos de accidentes o vida que el convenio obliga a contratar.
- Permisos retribuidos y días de asuntos propios adicionales a los legales.
Cuando un cliente nos plantea una contratación, lo primero que revisamos en nuestra asesoría laboral en Rivas-Vaciamadrid es el convenio aplicable, porque de él depende que la base de cotización sea una u otra y, con ella, toda la cadena de costes.
Partidas que reducen la factura y partidas que se olvidan
No todo suma. Existen mecanismos que devuelven parte de lo cotizado, siempre que la empresa esté al corriente de pago con la Seguridad Social.
El más desaprovechado es el crédito de formación bonificada. Según explica la propia Fundación Estatal para la Formación en el Empleo, las empresas de 1 a 5 trabajadores tienen garantizado un crédito mínimo de 420 euros anuales, y a partir de ahí el importe se calcula sobre la cuota de formación profesional ingresada el año anterior.
También existen bonificaciones y reducciones en la cuota empresarial para determinados colectivos y modalidades de contratación. Su alcance y sus requisitos cambian con frecuencia, por lo que conviene verificar caso por caso antes de contar con ellas en el presupuesto.
En el lado fiscal, las retenciones practicadas en nómina obligan a presentar liquidaciones periódicas ante Hacienda. Un error ahí suele traducirse en requerimientos, y saber gestionar las notificaciones de la AEAT a tiempo evita que un descuido se convierta en un recargo.
Cómo gestiona una asesoría laboral el coste de tu plantilla
Calcular bien el coste de un trabajador no es un ejercicio teórico: condiciona si la contratación es rentable, qué modalidad de contrato conviene y cuánta tesorería hay que reservar cada mes para los seguros sociales.
Una asesoría laboral de proximidad aporta lo que ninguna calculadora online ofrece: el convenio correcto, la tarifa de primas de tu actividad, las bonificaciones que realmente aplican y un cálculo de coste empresa con el que decidir con seguridad.
En Asesores SRJ integramos ese análisis con la gestión fiscal y contable de la empresa, porque la plantilla es una de las partidas que más pesan en la cuenta de resultados. Si quieres saber qué implica delegar esa gestión, en este análisis sobre asesoría empresarial repasamos riesgos y beneficios con detalle.
Solicita una consulta sin compromiso con nuestro equipo de asesores en Rivas. Llámanos al +34 916 324 567, escríbenos a info@asesoressrj.com o visítanos en C/ Cincel 6, Oficinas 7-8, Rivas Vaciamadrid, y te preparamos el cálculo real de coste de plantilla para tu empresa.
Preguntas Frecuentes sobre el coste de un trabajador
¿Qué obligaciones laborales tiene una empresa con empleados?
Una empresa con empleados debe estar inscrita en la Seguridad Social, dar de alta a cada trabajador antes de que empiece, formalizar y comunicar los contratos, pagar el salario conforme al convenio aplicable, ingresar mensualmente los seguros sociales, practicar e ingresar las retenciones de IRPF, cumplir la normativa de prevención de riesgos laborales y llevar el registro de jornada y el registro retributivo.
¿Cuánto cuesta externalizar las nóminas de mi plantilla?
El coste de externalizar las nóminas depende del número de trabajadores, de la complejidad del convenio y de si se incluye la gestión completa de altas, bajas, seguros sociales y retenciones. Se suele presupuestar como una cuota mensual por trabajador dentro de una iguala de asesoría laboral, por lo que lo más práctico es solicitar un presupuesto ajustado a la plantilla real de la empresa.
¿Qué porcentaje del salario bruto paga la empresa en seguros sociales?
En el Régimen General, la empresa aporta un 23,60 % por contingencias comunes, un 5,50 % por desempleo en contratos indefinidos (6,70 % en temporales), un 0,20 % al FOGASA, un 0,60 % por formación profesional y un 0,75 % por el Mecanismo de Equidad Intergeneracional, lo que suma un 30,65 % en indefinidos y un 31,85 % en temporales. A ello se añade la tarifa de primas por accidentes de trabajo, que varía según la actividad.
¿Qué conceptos se suman al salario para calcular el coste total de un trabajador?
Al salario bruto anual con pagas extraordinarias se suman las cotizaciones a cargo de la empresa, la prevención de riesgos laborales, la formación obligatoria, los seguros que exija el convenio, el equipamiento y las herramientas del puesto, las dietas o pluses y el coste de gestionar nóminas, seguros sociales y retenciones. El resultado es el coste empresa, que suele superar en torno a un tercio el salario bruto.
¿Cómo afecta el convenio colectivo aplicable al coste final de la plantilla?
El convenio colectivo fija el salario base mínimo por categoría, los complementos obligatorios, la jornada anual, los permisos retribuidos y los seguros que la empresa debe contratar. Como se aplica con carácter de mínimos, condiciona la base de cotización y, por tanto, la cuota de seguros sociales, además de determinar el coste hora real de cada trabajador.
